به گزارش تابناک تبریز ، شهردار خامنه با اعلام این مطلب افزود : در عصری که مکاتبات کاغذی بخش عمده‌ای از فعالیت سازمان های اداری را در برگرفته است ، هزینه‌های سنگین تهیه محصولات کاغذی ، لزوم بایگانی این اسناد کاغذی که نیاز به فضای اختصاصی روزافزون دارد ، مشکلات جستجو میان این اسناد و مدارک که هرقدر هم طبقه‌بندی به کار برده شده دقیق‌تر باشد باز هم جستجو زمان‌بر است و به سختی انجام می‌شود و نیز خطر از بین رفتن از جمله مشکلاتی است که گریبان‌گیر سازمان های اداری شده است. خوشبختانه امروزه با پیشرفت تکنولوژی، برای این موضوع راه‌حل‌های متعددی وجود دارد که یکی از آن‌ها استفاده از نرم‌افزارهای بایگانی و اتوماسیون اداری می‌باشد که این امر در شهرداری خامنه با تکیه بر تخصص کارکنان خود شهرداری به صورت کاملا خود اتکا به بهره برداری رسید .
مهندس پویافر کارشناس امور رایانه شهرداری خامنه که سرپرستی
تیم طراحی ، برنامه نویسی و پیاده سازی این سیستم را در شهرداری خامنه بر عهده
داشت در این باره اظهار نمود :
با
حمایت و پیگیری شهردار محترم و توجه به نیاز شهرداری در زمینه های امور اداری و
کارگزینی ، بایگانی الکترونیکی اسناد و مدارک و امور دبیرخانه و لزوم ساماندهی
امورات فوق با تکیه بر تجربه ی چندین ساله در امر طراحی و برنامه نویسی نرم افزار
و حضور در متن امورات اداری اقدام به تحقیق ، الگوسازی و برنامه نویسی نرم افزار
جامعی در این زمینه نمودیم که علاوه بر اینکه کلیه نیازهای سازمانی را در زمینه ی
امورات اداری فراهم آورده همچنین هزینه های مربوط به خرید ، پیاده سازی و پشتیبانی
سیستمی مشابه را از شرکت های نرم افزاری به صفر رسانده است .
نرم
افزار فوق با استفاده از آخرین تکنولوژی ارائه شده توسط RAD Studio – Embarcadero طراحی و بانک
اطلاعاتی استفاده شده برای نرم افزار ، پایگاه داده یMicrosoft SQL Server می باشد که با نسخه
های مختلف آن قابل نصب و راه اندازی است که ارتباط برنامه با بانک اطلاعاتی از
طریق دستورات استاندارد SQL بوده و بر روی تمام
ویندوزهای ۳۲ و ۶۴ بیتی به صورت تحت
شبکه قابل نصب و راه اندازی است.
شایان
ذکر است این اقدام شهرداری خامنه توسط شورای اسلامی شهر خامنه و مدیرکل محترم دفتر
امور شهری و شوراهای استان آذربایجان شرقی توسط لوح تقدیر مورد تمجید قرار گرفته
است .
برخی از امکانات نرم افزار عبارتند از:
• طبقه
بندی خودکار نامه ها در سه طبقه ( دریافت شده ؛ ارسال شده ؛ پاسخ داده شده
)
• تعریف
اولویت و مهلت اقدام برای نامه ها
• استفاده
از ساعت و تاریخ دستگاه مرکزی (server )،
در هنگام ثبت اطلاعات
• امکان
ایجاد نامه های مرتبط و پاسخ به نامه های دریافت شده
• رمزنگاری
نامه ها جهت جلوگیری از سوء استفاده های احتمالی
• ارجاع
و ارسال اسناد و نامه های بایگانی شده به کارتابل کاربران
• تعریف
مسئولیت و سمت ها در چارت سازمانی
• ایجاد
الگو های (قالب) نامه ها به صورت هوشمند و ثبت امضای کاربران
• امکان
ارتباط کاربران تحت شبکه و ارسال و دیافت پیام و فایل به یکدیگر
• امکان
مشاهده نامه های ارسال و دریافت شده و گردش اتوماسیون اداری
• امکان
کنترل کارتابل و نامه های فرستاده کلیه کاربران (در صورت داشتن مجوز)
• امکان
خواندن تصویر از طریق فایل و اسکنر
• امکان
جستجو و مشاهده سابقه نامه
• امکان
دسترسی به فایل های ضمیمه و پیوست شده ی نامه ها
• امکان
نگهداری ضمایم در سیستم Server
• امکان
اضافه کردن فایل های پیوست بطور نامحدود در کارتابل کاربران
• تنظیم
گزارش روزانه و یا محدوده ای از تاریخ بر طبق نامه های ارسالی و دریافتی
• امکان
استخراج و ذخیره نامه ها با فرمت های مختلف از جمله Pdf , Tiff
• تعیین
سطح دسترسی هر یک از کاربران جهت استفاده از بخشهای مختلف نرم افزار