به گزارش تابناک سمنان: فهرست کار‌های شما، در زندگیتان چقدر موثر است؟ آیا به شما در برنامه‌ریزی روزتان کمک می‌کند؟ آیا در اولویت‌بندی به شما کمک می‌کند؟ آیا این فهرست، پایان کار‌هایی است که شما به‌خاطر انجام ندادن آن‌ها هنوز احساس گناه می‌کنید و اکنون نمی‌خواهید هیچ یک از آن‌ها را انجام دهید؟
یک فهرست خوب برای انجام کار‌ها باید در خدمت شما باشد، نه این که شما در خدمت آن باشید
یک فهرست خوب برای انجام کار، روز شما را شکل می‌دهد و به شما کمک می‌کند تا روی چیزهایی که برایتان مهم‌تر است تمرکز کنید. پس چگونه باید این کار را انجام دهید؟ وظایف شما باید مختصر و خاص باشد. همچنین باید بیش از یک فهرست تهیه کنید.
با داشتن راهکار‌های مناسب، یک To-Do List می‌تواند به شما در دستیابی به اهداف بزرگ‌تر کمک کند. همه چیز در مورد شناسایی آن اهداف و تجزیه آن‌ها به بخش‌های موثرتر است. هنگامی که قطعات به اندازه کافی کوچک هستند، می‌توانند در فهرست کار‌های روزانه شما قرار بگیرند.
در این‌جا آن‌چه برای ایجاد فهرست کارهایتان مفید است، به شما آموزش داده می‌شود.
۱۰ گزینه مهم در داشتن یک To-Do List مناسب
۱. نرم‌افزار مناسب را انتخاب کنید (یا از کاغذ استفاده کنید)
اولین قدم برای تهیه فهرست بهتر، تصمیم‌گیری در مورد نگهداری از آن است. اگر یک فهرست کاغذی برای شما کار می‌کند، عالی است. یک صفحه کاغذ می‌تواند خیلی به شما کمک کند. البته باید به این مسئله اشاره کرد که نرمافزارهای مربوط به To-Do List چندین مزیت نسبت به کاغذ دارند:
- برنامه‌ها یادآوری‌های داخلی دارند.
- ویرایش فهرست‌های دیجیتال آسان‌تر است.
- شما نمی‌توانید یک فهرست دیجیتالی را که در فضای ابری ذخیره شده از دست دهید.
- می‌توانید نحوه مشاهده وظایف خود را تغییر دهید.
- اطلاعات آن‌ها می‌تواند مشترک باشد. می‌توانید وظایف خاصی را به افراد دیگر ارجاع دهید و هنگام تکمیلشان مطلع شوید.
شما می‌توانید یک برنامه To-Do List با ویژگی‌هایی که باعث ایجاد انگیزه در شما می‌شود، پیدا کنید. بعضی مواقع طرح زیبای یک برنامه شما را جذب می‌کند و گاهی اوقات کارایی بالایش می‌تواند به شما کمک بیشتری کند. کدام برنامه در این زمینه بهترین است؟ تعداد بسیاری برنامه To-Do List برای این کار وجود دارد. برنامه‌هایی که توصیه می‌کنیم استفاده کنید Todoist، Any.do، Asana و Things هستند. نرم‌افزاری را انتخاب کنید که برای شما مناسب است. چند گزینه دیگر که در برخی شرایط عالی هستند، Google Tasks، Microsoft To Do، Habitica و OmniFocus نام دارند. تعداد بسیار زیادی برنامه در این زمینه وجود دارد.
۲. بیشتر از یک فهرست درست کنید
تعداد کمی از افرادی که To-Do List دارند، فقط یک مورد از آن درست می‌کنند. همه برنامه‌های عالی برای انجام این کار، به شما امکان می‌دهند چندین فهرست تهیه کنید. با چند مورد آسان و واضح مانند شغل، کار‌های شخصی و خانه شروع کنید. داشتن بیش از یک فهرست به شما کمک می‌کند تا بتوانید تمرکز کنید. وقتی در محل کار هستید، نمی‌خواهید از فهرست شخصی خود منحرف شوید. وقتی در خانه هستید، نمی‌خواهید به فکر مسئولیت‌های کاری خود باشید.
چه چیز دیگری نیاز دارید؟ فهرست خرید؟ فهرستی از کار‌های بچه ها؟ شما می‌توانید فهرست‌های جدید اضافه کنید یا در هر زمان نام آن‌ها را تغییر دهید.
۳. وظایف جدید را با بیشترین سرعت ممکن به فهرست خود اضافه کنید
هنگامی که یک کار جدید به سراغ شما می‌آید، آن را در اسرع وقت در فهرست کار‌های خود بنویسید. این کار باعث می‌شود که آن‌ها را فراموش نکنید. پس از نوشتن، دیگر نیازی به یادآوری آن ندارید. اگر برنامه To-Do List شما نوعی میانبر صفحه کلید برای اضافه کردن یک کار جدید دارد، آن را یاد بگیرید. اگر برنامه شما دارای میانبر تلفن همراه است، آن را تنظیم کنید.
۴- به کار‌های خود موعد مقرر اختصاص دهید
وقتی یک کار دارای موعد مقرر است، زمان آن را اضافه کنید. موعد مقرر به شما در اولویت‌بندی کمک می‌کند. همه کار‌ها به یک تاریخ موعد سخت و سریع احتیاج ندارند، اما گاهی اوقات وجود زمان مشخص به بهبود برنامه شما کمک می‌کند. اختصاص موعد مقرر به دو دلیل موثر است:
- اول، شما می‌توانید متوجه شوید در یک روز خاص دقیقا چه کار‌هایی را باید انجام دهید.
- دوم، با دادن موعد مقرر، شما به طور موثر هفته خود را برنامه‌ریزی می‌کنید، که یک استراتژی عالی برای مدیریت زمان است.
۵- فهرست‌های کار‌های روزانه خود را مرور کنید
هر روز به فهرست کار‌های "امروز" خود نگاه کرده و منطقی بودن آن را ارزیابی کنید. سپس در صورت نیاز در آن تجدید نظر کنید. اگر امروز کار‌های زیادی برای انجام دارید و زمان زیادی وجود ندارد، شما شکست خواهید خورد. در نتیجه باید To-Do List خود را تغییر دهید.
۶. خود را به ۳ الی ۵ کار مهم در روز محدود کنید
به‌طور متوسط بین سه تا پنج کار در روز باید انجام شوند. اگر سهواً ۱۲ کار را برای روز تعیین کرده‌اید، به همه آن‌ها نخواهید رسید. به این معنی که باید اولویت‌بندی مجدد کرده و برخی از کار‌ها را تغییر دهید. اگر این کار را نکنید در طول روز فشار زیادی را متحمل می‌شود.
محدودیت کار روزانه شما چیست؟ بستگی به این دارد که چه نوع کار‌هایی را می‌نویسید و انجام آن‌ها چقدر دشوار است. با گذشت زمان، اگر تعداد کار‌های مختلفی را که انجام نداده‌اید بررسی کنید، ماکسیمم توان روزانه خود را به دست می‌آورید. هنگامی که توان نهایی خود را می‌دانید، می‌توانید تکالیف روزانه خود را به یک تعداد معقول محدود کنید. هرچه بیشتر وظایف روزانه خود را به پایان برسانید، در کل در مورد فهرست کار‌های خود احساس بهتری خواهید داشت. این احساس مثبت باعث ایجاد حس بهره‌وری می‌شود.
۷. کار‌ها را در To-Do List خود قرار دهید، نه اهداف
آن‌چه شما در فهرست کار‌های خود می‌نویسید دارای اهمیت است. به جای اهداف، کار‌ها را در To-Do List خود قرار دهید. برای انجام این کار، باید تفاوت بین آن‌ها را بدانید.
اهداف، دستاورد‌های نهایی یا نتایج مورد نظر هستند. اندازه‌گیری آن‌ها معمولاً دشوار است. برای مثال "تسلط به زبان هندی" یک هدف است. قرار دادن این هدف در فهرست کارهایتان موثر نخواهد بود؛ بنابراین وظایف چه چیزهایی هستند؟ وظایف اعمالی هستند که شما برای رسیدن به یک هدف انجام می‌دهید. یک هدف را بشکنید و وظایف خود را برای رسیدن به آن انجام دهید. اغلب آن‌ها یک رویداد واحد هستند (گرچه می‌توانند تکرار شوند). وظایف مواردی هستند که در یک فهرست انجام کار قرار می‌گیرند.
۸- اهداف و وظایف خود را جدا نگه دارید
کار‌هایی که هر روز انجام می‌دهید در پی دستیابی به اهداف بزرگ‌تر شما خواهند بود. اگر چنین نیست، چرا وقت خود را برای انجام آن‌ها تلف می‌کنید؟ شما باید بدانید که اهداف شما چیست، اما نیازی نیست آن‌ها را در فهرست کار‌های خود بنویسید.
اهداف خود را در جای دیگری بنویسید. اگر فهرست کار‌های شما دارای بخش یادداشت است، آن‌ها را در آن‌جا قرار دهید. اگر دفترچه خاطرات دارید، می‌توانید اهداف خود را در آن بنویسید و آن‌ها را به صورت سه‌ماهه یا سالانه مورد بررسی قرار دهید. هر از گاهی به اهداف خود رجوع کنید، اما اجازه ندهید که شما را از کار‌های خاصی که امروز باید انجام دهید دور کنند.
۹. اغلب به فهرست کار‌های خود نگاه کنید
یک فهرست کارآمد در طول روز شما را راهنمایی می‌کند. در ابتدای هفته به آن نگاه کنید تا زمان خود را برنامه‌ریزی کنید. در ابتدای روز به آن نگاه کنید تا در برنامه روزانه خود تجدید نظر کنید. بعد از ناهار به آن نگاه کنید تا بدانید که برای بقیه روز باید روی چه چیز دیگری تمرکز کنید. هنگامی که احساس می‌کنید در یک کار گم شده‌اید یا نیاز به استراحت دارید، به فهرست کار‌های خود برای پیدا کردن چیز‌های آسان‌تر نگاه کنید، برای مثال کاری که نیاز به تمرکز کمتری دارد.
هرچه بیشتر به فهرست خود نگاه کنید، به آن اعتماد بیشتری خواهید کرد. هرچه بیشتر به آن اعتماد کنید، کمتر باید به خاطر بیاورید چه وظایفی را باید انجام دهید. هرچه کمتر به خاطر داشته باشید، بیشتر ذهن خود را آزاد می‌کنید تا روی کار مورد نظر تمرکز کند.
۱۰. فهرستی بسازید که بتوان با یک نگاه اطلاعات آن را بیرون کشید
اگر غالباً به فهرست کار‌های خود نگاه کنید متوجه می‌شوید چقدر داشتن فهرستی که با یک نگاه می‌توان اطلاعات آن را بیرون کشید، مهم است.
برای نوشتن وظایف خود از جملات کوتاه استفاده کنید. بسیاری از نرم‌افزار‌ها دارای رتبه‌های اولویتی یا ستاره‌هایی هستند که می‌توانید آن‌ها را به کار‌های خود اضافه کنید. این قابلیت به شما امکان می‌دهد کار‌های مهم را برجسته کنید. از نماد‌هایی استفاده کنید که اطلاعات بیشتری در مورد کار به شما می‌دهند. مهم نیست که چقدر سریع به فهرست کار‌های خود نگاه می‌کنید، باید بتوانید اطلاعات زیادی را در مورد آن‌چه باید انجام شود به دست آورید.
قلب بهره‌وری
یک فهرست عالی برای انجام کار‌ها در قلب بهره‌وری شخصی است. چک کردن موارد موجود در To-Do List به شما احساس موفقیت می‌دهد و یک عنصر اصلی در سازماندهی است. یک سیستم قابل اعتماد برای انجام کار، زندگی را آسان‌تر کرده و استرس را کاهش می‌دهد.
گزارش مصطفی عسگری