برای تفکیک واحدهای ساخته شده یک ساختمان و صدور سند مالکیت تفکیکی برای هر واحد، ابتدا صورت‌مجلس تفکیکی و در صورت تعدد مالکین، تقسیم نامه تنظیم می شود.
صورت مجلس تفکیکی به تعریف حدود اربعه‌ی واحدهای مستقل و و ذکر مساحت و شماره گذاری آن‌ها می‌پردازد و در صورت‌مجلس تفکیکی، مالکیت بخش‌های اختصاصی تعیین نمی‌شود. در اینصورت اگر کل ملک، قبل از تفکیک، متعلق به یک نفر باشد، تمام واحد‌ها نیز متعلق به اوست و اگر ملک دارای چند مالک مشاعی باشد، مثلاً متعلق به دو مالک باشد و قدر السهم هر یک سه دانگ از شش دانگ باشد، همه واحدهای تفکیکی با سهم سه دانگ، متعلق به هر دو مالک است.
به گزارش «تابناک» تا زمانی که سند تقسیم نامه با رضایت و توافق همه مالکین امضا نشود، هیچ یک از مالکین، واحد مستقل و شش دانگی نخواهد داشت. برای تنظیم تقسیم نامه، مالکین به نسبت قدر السهم خود، تعدادی از واحد‌ها یا بخشی از یک واحد را انتخاب می‌کنند و این تصمیم در سندی به نام تقسیم نامه ثبت می‌شود.
ممکن است، مالکین قبل از تنظیم تقسیم نامه رسمی، طی توافق نامه‌ی عادی در مورد نحوه تقسیم واحد‌ها و حقوق هر یک نسبت به بخش‌های اختصاصی با یکدیگر توافق کنند. این توافق نامه عادی بر اساس مواد ۲۲، ۴۶، ۴۷ و ۴۸ قانون ثبت در دادگاه و مراجع دولتی اعتبار ندارد و قابل استناد نیست. در این شرایط، چنانچه برخی از مالکین، علی رغم امضای تقسیم نامه عادی از امضای تقسیم نامه رسمی امتناع کنند، هر یک از مالکین دیگر می‌توانند، الزام مالکین ممتنع را به ثبت تقسیم نامه از دادگاه بخواهند.
و، اما طرفین این دعوا هر یک از مالکین ملک که پایبندی به مفاد تقسیم نامه عادی را خواستار است، می‌تواند باشد. سایر مالکان در جایگاه خوانده قرار دارند. در صورتیکه در تقسیم نامه عادی، حقی برای اشخاص دیگر در نظر گرفته شده باشد، بر اساس قاعده بایستی او نیز جزو خواندگان دعوا قرار بگیرد. دعاوی مربوط به املاک و حقوق راجع به آن‌ها باید در دادگاه محل وقوع ملک مطرح شود.
پس از قطعی شدن رای و ورود پرونده به مرحله اجرا، ابتدا به محکومٌ علیه (خوانده) ابلاغ می‌شود که ظرف ده روز پس از ابلاغ در دفتر اسناد رسمی حاضر شود و سند رسمی تقسیم نامه را امضا نماید. اما اگر محکوم علیه در دفترخانه حاضر نشد، نماینده دادگاه در دفترخانه حاضر خواهد شد و تقسیم نامه رسمی را به نمایندگی از محکوم علیه امضا می‌نماید.
باید توجه داشت که از مقدمات تنظیم تقسیم نامه، اخذ صورت‌مجلس تفکیکی و پایان کار است؛ بنابراین خواهان در صورتی می‌تواند، الزام به ثبت تقسیم نامه را بخواهد که صورت‌مجلس تفکیکی و پایان کار، صادر شده باشد و یا ضمن دادخواست از دادگاه خواسته شود.
لازم به ذکر است که مستنداً به مواد ۴۶ و ۴۷ قانون ثبت اسناد و املاک کشور نکات مهم و اساسی وجود دارد که در دعوای الزام به ثبت رسمی تقسیم نامه بایستی به آن توجه ویژه داشت: از مقدمات تنظیم تقسیم نامه، اخذ صورت مجلس تفکیکی و پایان کار است؛ بنابراین خواهان در صورتی می‌تواند، الزام به ثبت تقسیم نامه را بخواهد که صورت مجلس تفکیکی و پایان کار صادر شده باشد و یا ضمن دادخواست از دادگاه خواسته شود.
ممکن است توافق بر تقسیم واحدهای ساختمان در قرارداد مشارکت در ساخت، ذکر شده باشد. مثلاً در قرارداد، عنوان شده که واحدهای ۱، ۲، ۵ و ۶ به مساحت مشخص، متعلق به سازنده است در این صورت چنانچه هنوز سند مشاعی به نام سازنده مستقل نشده باشد، وی ابتدا باید دادخواست الزام به تنظیم سند رسمی انتقال به نام خود را تقدیم کند؛ زیرا بر اساس قانون ثبت اسناد و املاک تا زمانی که سند مالکیت به نام وی تنظیم نشود، مالک محسوب نمی‌شود.
در جنین حالتی ابتدا سند به صورت مشاع به نام سازنده منتقل می‌شود و سپس سازنده می‌تواند، دادخواست الزام به تنظیم تقسیم نامه رسمی را تقدیم کند. هم چنین لازم است که دادخواست تنفیذ و تأیید تقسیم نامه عادی در محاکم، قابل پذیرش نیست، زیرا به نظر اکثر محاکم این موضوع از امور غیر ترافعی محسوب می‌شود و دادگاه نمی‌تواند به آن رسیدگی کند.
راه‌های ابطال تقسیم نامه
ابطال تقسیم‌نامه، به دو صورت امکان‌پذیر می‌باشد و به شرح زیر است:
ابطال تقسیم‌نامه با تراضی شرکا
در صورتی که هر کدام از شرکا از نحوه‌ی تقسیم ملک مشاع که خود با تراضی یکدیگر انجام داده اند، ناراضی و یا خواهان تشکیل دوباره‌ی مالکیت مشاع خود به نسبت تقسیم باشند، می‌توانند با تراضی و توافق یکدیگر، اقدام به انحلال تقسیم و در نتیجه ابطال تقسیم‌نامه نمایند.
به موجب تراضی جهت انحلال تقسیم‌نامه، چون برای هر یک از قسمت‌های ملک مشاع که تقسیم و تعدیل سهام شده اند، سند مالکیت مفروز صادر شده، با انجام و ابطال تقسیم‌نامه و صورت جلسه‌ی تفکیکی ملک، سند مالکیت مالکین مفروز ملک مشاع، باطل می‌شود و به موجب تراضی و توافق شرکا، جهت ابطال تقسیم‌نامه برای صدور مجدد سند مالکیت و تفکیک سهام، می‌توانند اقدام کنند.
همچنین با تراضی شرکا مبنی بر انحلال تقسیم با ابطال تقسیم‌نامه می‌توانند برای بازگشت اشاعه در ملک مشاع و صدور سند مالکیت مشاع اقدام کنند.
ابطال تقسیم‌نامه به جهت حکم دادگاه
ابطال تقسیم‌نامه از طریق دادگاه، به سه جهت امکان‌پذیر است؛
انجام تقسیم و تفکیک سهام شرکا، بیش از میزان تعیین شده برای شرکا باشد
در صورتی که در موقع تقسیم و تفکیک ملک، به نحوی تعدیل سهام صورت گیرد که سهم یکی از شرکا داخل در سهم شریک دیگر شود که در نتیجه حق او ضایع گردد، در این صورت می‌تواند شریکی که از سهم او داخل در سهم شریک دیگر شده، به دادگاه، دادخواست ابطال تقسیم‌نامه بدهد.
در صورتی که در موقع تقسیم و تعدیل سهام، سهم و قسمت شخص دیگری غیر از شرکا در سهم شرکا، وارد شده باشد و به ضرر او باشد، در واقع قسمتی از ملک غیر، در سهم شرکا احتساب شده باشد و می‌تواند از موارد ابطال تقسیم‌نامه باشد.
در صورتی که تقسیم و تفکیک ملک مشاع، موجب تضییع حقوق مسلم افراد شود
گاه با وجود اشاعه در ملک مشاع، ممکن است که اشخاصی غیر از شرکا و یا حتی بعضی از شرکا، در ملک مشاع، حق و یا حقوقی از جمله، ارتفاق و یا انتفاع داشته باشد که قبل از تقسیم به طور کامل از حق خود منتفع می‌شده و کمال استفاده را داشته اند، ولی بعد از تقسیم و تفکیک ملک، در حق غیر اخلال ایجاد شده است و نمی‌تواند بهره‌مند گردد.
دادگاه صالح جهت رسیدگی به دعوی ابطال تقسیم‌نامه
دعوی ابطال تقسیم‌نامه، در صورتی که مربوط به املاک و اموال غیر منتقول باشد، در این صورت دادگاه محل وقوع مال غیر منتقول و ملک، صالح به رسیدگی دعوی و دادخواست ابطال تقسیم‌نامه می‌باشد و دادگاه، اقدام به صدور دستور به اداره ثبت اسناد و املاک، جهت تنظیم دوباره‌ی سند مالکیت و تفکیک ملک می‌کند این یک حکم تاسیسی می‌باشد، چرا که امر جدیدی به موجب رای دادگاه حادث می‌شود. دعوی ابطال تقسیم‌نامه، یک دعوی غیر مالی می‌باشد.